VERSIE 1.1 | LAATST BIJGEWERKT: 23-12-2025
1. Wie zijn wij?
SmartReply is een dienst van:
LLA Commerce
Brouwerstraat 7
6114 XE Susteren
Nederland
E-mail: info@smartreply.nl
KvK-nummer: 97489344
LLA Commerce is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
SmartReply verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het leveren en verbeteren van onze diensten.
a. Gegevens die jij aan ons verstrekt
- Naam en/of bedrijfsnaam
- Adres- en contactgegevens
- E-mailadres en inloggegevens (versleuteld opgeslagen)
- Betaal- en factuurgegevens
- Instellingen binnen SmartReply (zoals tone of voice en automatische workflows)
b. Reviewgegevens
Wanneer jij SmartReply koppelt aan externe reviewplatformen (zoals Google Business Profile), verwerken wij:
- Openbare reviewgegevens (naam van de reviewer, reviewtekst, beoordeling en datum)
- Reacties op reviews (handmatig of AI-gegenereerd)
- Platforminformatie (zoals bedrijfs-ID’s en API-sleutels)
SmartReply genereert geen nep-reviews en verwerkt uitsluitend gegevens die jij of het gekoppelde platform beschikbaar stelt.
c. Technische gegevens
- IP-adres
- Browser- en apparaatgegevens
- Logbestanden ten behoeve van beveiliging en foutanalyse
Gebruiksgegevens binnen het SmartReply-dashboard
3. Doeleinden van de verwerking
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
Uitvoering van onze diensten
Reviewbeheer
Automatische en handmatige reviewreacties
Gebruik van het dashboard
Koppelingen met externe platformen
Administratie en betalingen
Facturatie
Boekhouding
Technische veiligheid
Authenticatie
Detectie van misbruik
Beveiliging en monitoring
Verbetering van de dienst
Analyse van gebruik
Optimalisatie van functionaliteiten
Klantenservice
Ondersteuning via e-mail en andere communicatiekanalen
4. Rechtsgrond voor verwerking
SmartReply verwerkt persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:
Uitvoering van de overeenkomst (AVG art. 6 lid 1 sub b)
Wettelijke verplichting (bijvoorbeeld fiscale bewaarplicht) (AVG art. 6 lid 1 sub c)
Gerechtvaardigd belang, zoals beveiliging, foutanalyse en productverbetering (AVG art. 6 lid 1 sub f)
Toestemming, indien vereist voor specifieke functies (zoals bepaalde API-koppelingen)
5. Gegevensopslag & hosting
Alle persoonsgegevens worden uitsluitend opgeslagen binnen de EU/EER.
Hosting vindt plaats bij gecertificeerde Europese hostingproviders
Primaire servers zijn gevestigd in Duitsland
Alle opslag voldoet aan de geldende AVG-vereisten
6. Gebruik van AI
Wanneer je gebruikmaakt van automatische reviewreacties, kan SmartReply gebruikmaken van externe AI-diensten zoals ChatGPT (OpenAI).
Dit houdt in dat:
Alleen de strikt noodzakelijke reviewtekst of prompt wordt doorgestuurd
Geen gevoelige persoonsgegevens worden verzonden
Gegevens buiten de EU/EER kunnen worden verwerkt (bijvoorbeeld in de Verenigde Staten)
AI-providers hun eigen beveiligings- en privacybeleid hanteren
Door deze functionaliteit te gebruiken, ga je akkoord met de verwerking van reviewteksten door een externe AI-dienst.
De klant blijft altijd eindverantwoordelijk voor het publiceren van AI-gegenereerde antwoorden.
7. Delen van persoonsgegevens
SmartReply verkoopt geen persoonsgegevens.
Wij delen gegevens uitsluitend met derden die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze diensten, waaronder:
Europese hostingproviders
Betaalproviders (zoals Stripe)
E-maildienstverleners
Analyse- en beveiligingsdiensten
AI-providers zoals OpenAI (optioneel, alleen bij gebruik van AI-functionaliteit)
Met alle verwerkers is een verwerkersovereenkomst (DPA) gesloten.
8. Bewaartermijnen
Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:
Accountgegevens: zolang je klant bent
Reviewdata: zolang deze beschikbaar is in jouw dashboard
Factuur- en administratiegegevens: 7 jaar (wettelijke verplichting)
Technische logbestanden: maximaal 12 maanden
Na verwijdering van je account worden persoonsgegevens binnen 30 dagen verwijderd, tenzij wettelijke verplichtingen anders vereisen.
9. Beveiliging
SmartReply neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:
Versleuteling van gegevens
TLS/SSL-beveiligde verbindingen
Strikte toegangscontrole
Logging en monitoring
Hosting in beveiligde EU-datacenters
Geen enkel systeem is volledig risicoloos, maar wij doen er alles aan om jouw gegevens zo goed mogelijk te beschermen.
10. Jouw rechten (AVG/GDPR)Beveiliging
Je hebt het recht om:
Inzage te krijgen in je persoonsgegevens
Gegevens te laten corrigeren
Gegevens te laten verwijderen (“recht op vergetelheid”)
Dataportabiliteit aan te vragen
Beperking van verwerking te verzoeken
Bezwaar te maken tegen verwerking
Toestemming in te trekken (indien van toepassing)
Je kunt deze rechten uitoefenen via:
📧 info@smartreply.nl
11. Cookies
SmartReply maakt gebruik van:
Functionele cookies
Geanonimiseerde analytische cookies
Wij gebruiken geen marketing- of trackingcookies zonder toestemming.
Indien vereist is een afzonderlijk cookiebeleid beschikbaar.
12. Minderjarigen
SmartReply is uitsluitend bedoeld voor personen van 18 jaar en ouder.
Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen.
Indien blijkt dat er toch gegevens van een minderjarige zijn verwerkt, worden deze direct verwijderd.
13. Wijzigingen in deze Privacyverklaring
SmartReply behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen.
De meest actuele versie is altijd beschikbaar op onze website.
Bij ingrijpende wijzigingen word je hierover per e-mail geïnformeerd.
14. Contact & klachten
Voor vragen over privacy of gegevensbescherming kun je contact opnemen via:
📧 info@smartreply.nl
📍 Brouwerstraat 7, 6114 XE Susteren, Nederland
Daarnaast heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl